Spezifische Funktionen und digitale Verwaltung
Mit Handwerkersoftware top gerüstet
Die Friedrich Scharr KG mit Hauptsitz in Stuttgart Vaihingen besteht seit 1883 und wird in der vierten Generation geführt. Seit 2007 wurden Tochtergesellschaften und die technischen Abteilungen innerhalb der Unternehmensgruppe zur heutigen Scharr Tec GmbH & Co. KG fusioniert. Seit 2014 nutzt man mit rund 250 Mitarbeitenden die Software Streit V.1 zur standortübergreifenden Verwaltung und Organisation. Die Gruppe beschäftigt an 24 Standorten insgesamt 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und erwirtschaftet einen Jahresumsatz von über einer Milliarde Euro.
Bild: Streit Datentechnik GmbHHeute bietet das Unternehmen das gesamte Spektrum der Energieversorgung an und gehört in diesem Bereich zu den Top-Adressen in Süddeutschland. Nach und nach kamen zu den Unternehmensbereichen Haustechnik, Industrieanlagenbau und Abwassertechnik die Geschäftsfelder Brennertechnik, Schaltanlagenbau und Gebäudeautomation dazu. Ganz neu im Leistungsspektrum ist durch die Übernahme der Firma Bleichner außerdem der Bereich Brandschutz. Zu den Kunden zählen Privathaushalte als auch Industrie- und Gewerbekunden. Mit wachsendem Leistungsangebot und steigender Mitarbeiterzahl wurden auch die Verwaltungsaufgaben und Organisationsstrukturen komplexer. Lange wurde mit einem ERP-System gearbeitet, das im Standard eher auf ein reines Handelsgeschäft ausgerichtet ist. Darüber hinaus war und ist bis heute das Finanzbuchhaltungsprogramm DCW auf der AS/400 im Einsatz. Mit einem Team aus Programmierern mussten seinerzeit viele hoch individualisierte Lösungen geschaffen werden, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.
Bild: Streit Datentechnik GmbHWachsende Anforderungen an die Software
Der Kaufmännische Leiter und Prokurist Michael Schauwecker gehörte damals zum Team und hatte daher einen tiefen Einblick. Das reine Handelsgeschäft konnte mit der alten Lösung gut abgewickelt werden, in der Projektbearbeitung stieß das Programm jedoch an seine Grenzen. Auch bei einem Releasewechsel mussten alle bestehenden Individualanpassungen einzeln angepasst werden, was mit großem Aufwand verbunden war. "Ein großer Wunsch von mir war, dass wir uns künftig ohne Aufwand und ohne Hürden in einem immer aktuellen Standard bewegen", berichtet Michael Schauwecker. Die damalige Studie 'Systematische Softwareauswahl für das Baunebengewerbe' der Universität Würzburg (Lehrstuhl für BWL und Wirtschaftsinformatik) war für Schauwecker eine Entscheidungshilfe. Streit V.1 schnitt dort gut ab und erfüllte alle Anforderungen des Unternehmens. Laut Michael Schauwecker sollte in jedem Fall eine Software mit großem Funktionsumfang gefunden werden, welche neben der Projektkalkulation auch eine mobile Auftragsabwicklung ermöglicht und keine individuellen programmiertechnischen Anpassungen erfordert. Außerdem sollten gängige Schnittstellen wie UGL, OCI oder GAEB im Standard enthalten und eine Weiterentwicklung des Betriebs in Sachen digitale Prozesse möglich sein. Im weiteren Verlauf der Softwareauswahl wurde Streit V.1 bei einem Unternehmen ähnlicher Größe und mit mehreren Standorten in Augenschein genommen. "Dort konnten wir sehen, dass die Software skalierbar ist und innerhalb der Scharr-Gruppe als Satellitensystem eingesetzt werden kann. Das war für uns ein wichtiges Kriterium. Ich habe mir die Entscheidung wesentlich leichter gemacht, als ich mich von der Leistungsfähigkeit von Streit V.1 in der Praxis überzeugen und live sehen konnte, dass alle Prozesse abbildbar sind", erklärt der Prokurist.
Vorteile von Streit V.1 für die eigene Unternehmensentwicklung genutzt
Die Strategie ging laut Michael Schauwecker mit Streit V.1 voll auf. Insgesamt wird derzeit mit 79 Lizenzen und 92 App-Lizenzen aus dem Hause Streit gearbeitet. Den Vorteil sieht er darin, dass viele Funktionen und Module ohne Aufpreis automatisch in die Software integriert sind und alle Programme und Apps aus einer Hand kommen. Viele Funktionen könne man auch ohne Vorkenntnisse und nach kurzer Einarbeitungszeit nutzen. Er schätzt, dass neue Versionen immer auf dem aktuellen Stand der Technik sind, gesetzliche Änderungen stets berücksichtigt werden und regelmäßig neue Funktionen hinzukommen. Aktualisierungen würden nicht nur für einen Kunden programmiert, sondern direkt allen Kunden zur Verfügung gestellt. Individuelle Anpassungen wären somit nicht mehr notwendig. Ein Beispiel ist der digitale Rechnungsversand per ZUGFeRD bei öffentlichen Aufträgen, z.B. durch Kommunen. "X-Rechnungen und ZUGfeRD waren in Streit V.1 auf einmal automatisch enthalten. Ohne diesen Standard wäre eine Individualprogrammierung notwendig gewesen, welche zusätzliche Kosten verursacht hätte," sagt Schauwecker. "Als Familienunternehmen legen wir Wert auf eine langfristige Ausrichtung der Geschäftsentwicklung und versuchen nach einer Wachstumsphase auch immer die Prozesskonsolidierung im Auge zu behalten. Trotzdem wollen wir natürlich für zukünftiges Wachstum gerüstet sein. Dies ist mit Streit V.1 möglich."
Bild: Friedrich Scharr KG/© Fabian BaradelBranchenkenntnis und Erfahrung zahlen sich aus
In der Vorgängerlösung, erinnert sich der Kaufmännische Leiter, waren wichtige Schnittstellen, z.B. zum Großhandel, gar nicht enthalten, weil sie nicht explizit auf das Handwerk ausgerichtet war. Bei der Streit Datentechnik mache sich die Branchenkenntnis und Ausrichtung der Software auf das Handwerk bemerkbar: "Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Streit Datentechnik sind nah am Handwerk, kennen die Prozesse und Anforderungen und die Software enthält automatisch wichtige Funktionen, die das Handwerk benötigt, wie z.B. Schnittstellen." Streit V.1 ermöglichte die Digitalisierung der gesamten Warenwirtschaft. Durch den Konzernabschluss seien die Anforderungen ganz anders als in einem Kleinbetrieb. "Wir haben allein im Einkauf jährlich 15.000 Belege. Zudem haben wir auch eine Bestandsführung mit unseren zahlreichen Lagern eingeführt und praktisch jedes Fahrzeug zum rollenden Lager gemacht", erklärt Michael Schauwecker. Bei der Bestückung der Fahrzeuge werden alle Entnahmen aus dem Hauptlager gescannt. Wird ein Artikel für einen Auftrag verwendet, kann dieser direkt dem Auftrag zugeordnet werden. Die Lager+-App ermöglicht es, dass bei Materialentnahmen, auch nachts während des Notdienstes, alle Materialbewegungen erfasst werden. Alle Monteure im Notdienst arbeiten mit der Lager-App und haben somit den Lagerscanner automatisch bei sich. "Streit V.1 ermöglicht uns eine effiziente und strukturierte Organisation und Verwaltung von Lager und Einkauf", erklärt Schauwecker. Bei Inventurprüfungen sei das Unternehmen bestens vorbereitet - alle Belege können bis ins Detail übergeben werden.
Mobile Auftragsbearbeitung und Vernetzung aller Standorte
Direkt mit der Einführung der Software wurde auch die mobile Auftragsabwicklung eingesetzt. Michael Schauwecker erinnerte sich damals an einen Servicetechniker, der privat bei ihm vor Ort war und den Auftrag digital per Tablet abwickelte. Das wollte er auch im eigenen Unternehmen umsetzen. Streit Datentechnik bot mit der mobilen Auftragsabwicklung auch hier eine Lösung. Die Monteure, die beim Kunden vor Ort sind, arbeiten seitdem digital. Werden mehrere Einsatzorte angefahren, sparen sich die Monteure oft den Weg zurück in die Zentrale. Besonders bei Wartungsaufträgen hat sich die mobile Auftragsabwicklung bewährt. Dreh- und Angelpunkt ist dabei der Streit V.1 Kalender. Im Büro erfolgt die Monteurplanung: Aus dem Auftrag wird ein Termin für die Servicemitarbeiter generiert, der alle Informationen zum Auftrag enthält. Das Ergebnis ist ein flüssiges Arbeiten ohne Rückfragen. Das Arbeiten mit Auftragsmappen gehört damit der Vergangenheit an, auch wenn manche Kollegen zunächst skeptisch waren. Die Skepsis war bald verflogen und die mobile Auftragsabwicklung ist seitdem ein fest etabliertes Instrument im Workflow. Einziger Wermutstropfen: Die Monteure kommen nicht mehr so oft in die Zentrale, wodurch der persönliche Austausch untereinander leidet. Aber auch dem könne man mit regelmäßigen Monteurbesprechungen entgegenwirken.
Nutzung des Leistungsspektrums und kontinuierliche Weiterentwicklung
Bis auf die Finanzbuchhaltung, die Mitarbeiterprüfung und die automatisierte Kalkulation mit dem LV-Wizard nutzt Scharr Tec nahezu das gesamte Leistungsspektrum der Software Streit V.1. Dazu gehören neben der Projektkalkulation, der Auftragsabwicklung und der Stammdatenverwaltung vor allem auch der Kalender zur Monteurplanung und die Wartungs- und Serviceplanung mit rund 4.000 Wartungsverträgen. Wichtig sei, dass die Mitarbeitenden regelmäßig geschult werden und eine ausführliche Einführung in die Software erhalten, so Schauwecker. Scharr Tec arbeitet mit internen Key-Usern, die sich intensiv mit dem Programm auskennen und die Anwendungsbetreuung in den einzelnen Abteilungen übernehmen. Diese Vorgehensweise habe sich bewährt, da die individuellen Abläufe und der spezifische Einsatz der Software im Unternehmen praxisnah geschult werden könnten. Derzeit werden drei Mitarbeiter durch den Streit V.1 Berater im Haus geschult bzw. nehmen an Seminaren teil. Das neue Wissen kann dann an die Key-User und über diese an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergegeben werden. Der zuständige Streit V.1-Berater kommt drei bis vier Mal pro Jahr ins Haus, um über Neuerungen zu informieren oder bestehende Prozesse zu optimieren. Derzeit wird die Software im neuen Brandschutz-Sektor integriert. Dabei konnten nicht alle Daten aus der Vorgängersoftware des übernommenen Brandschutzbetriebs vollautomatisch in Streit V.1 übertragen werden. Wartungsverträge z.B. werden manuell übertragen. Dies wird allerdings auch als Chance gesehen, da alle Daten sauber und strukturiert angelegt und damit bereinigt werden können. In Zukunft würde Michael Schauwecker auch gerne die Finanzbuchhaltung der Streit Datentechnik nutzen, um eine doppelte Stammdatenführung zu umgehen. Die derzeitige Organisation des Betriebs lässt dies bisher nicht zu. Insgesamt sei man jederzeit offen für die Integration neuer Funktionen oder Apps und möchte am Ball bleiben. Michael Schauwecker ist sich bewusst, dass in Sachen Digitalisierung und Prozessautomatisierung mit Streit V.1 noch viel möglich ist.
Bild: Streit Datentechnik GmbHWachsende Anforderungen an die Software
Der Kaufmännische Leiter und Prokurist Michael Schauwecker gehörte damals zum Team und hatte daher einen tiefen Einblick. Das reine Handelsgeschäft konnte mit der alten Lösung gut abgewickelt werden, in der Projektbearbeitung stieß das Programm jedoch an seine Grenzen. Auch bei einem Releasewechsel mussten alle bestehenden Individualanpassungen einzeln angepasst werden, was mit großem Aufwand verbunden war. "Ein großer Wunsch von mir war, dass wir uns künftig ohne Aufwand und ohne Hürden in einem immer aktuellen Standard bewegen", berichtet Michael Schauwecker. Die damalige Studie 'Systematische Softwareauswahl für das Baunebengewerbe' der Universität Würzburg (Lehrstuhl für BWL und Wirtschaftsinformatik) war für Schauwecker eine Entscheidungshilfe. Streit V.1 schnitt dort gut ab und erfüllte alle Anforderungen des Unternehmens. Laut Michael Schauwecker sollte in jedem Fall eine Software mit großem Funktionsumfang gefunden werden, welche neben der Projektkalkulation auch eine mobile Auftragsabwicklung ermöglicht und keine individuellen programmiertechnischen Anpassungen erfordert. Außerdem sollten gängige Schnittstellen wie UGL, OCI oder GAEB im Standard enthalten und eine Weiterentwicklung des Betriebs in Sachen digitale Prozesse möglich sein. Im weiteren Verlauf der Softwareauswahl wurde Streit V.1 bei einem Unternehmen ähnlicher Größe und mit mehreren Standorten in Augenschein genommen. "Dort konnten wir sehen, dass die Software skalierbar ist und innerhalb der Scharr-Gruppe als Satellitensystem eingesetzt werden kann. Das war für uns ein wichtiges Kriterium. Ich habe mir die Entscheidung wesentlich leichter gemacht, als ich mich von der Leistungsfähigkeit von Streit V.1 in der Praxis überzeugen und live sehen konnte, dass alle Prozesse abbildbar sind", erklärt der Prokurist.
STREIT Datentechnik GmbH
Dieser Artikel erschien in GEBÄUDEDIGITAL 2 (April) 2024 - 02.04.24.Für weitere Artikel besuchen Sie www.gebaeudedigital.de
